A política do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa de que preza pelo controle de custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter os processos de viagens natural definidos otimiza rotinas, garante de que ESTES gestores possam controlar ESTES gastos e de que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Assim sendo, é necessário de que a política por viagens faça parte do POR DIA a dia do quem realiza as viagens e que este engajamento garanta este cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criaçãeste da política do viagens corporativas. Continue utilizando a leitura e entenda o conceito e este passo a passo para construir e aplicar ESTES processos da política de viagens na tua empresa!
O de que é e qual a importância do uma política por viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo do viagens corporativas por uma empresa. Tem saiba como objetivo aumentar o compliance e controle por custos com viagens, para além por prevenir erros em registros de despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos os procedimentos de modo a a realização do viagens representando a empresa. A partir de o processo do solicitação por serviços do viagem, às normas por valores de despesas e prestações do contas.
Este nosso Género por documento é crucial para de que colaboradores saibam saiba como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua própria vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por qual ter uma política do viagens corporativas natural definida?
Você possui ideia de quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Genero de controle não é mal importante como essencial para a saúdo financeira por um Empreendimento.
Mesmo que viagem para fechar um contrato, para prestar 1 serviço, para participar do 1 treinamento ou algum compromisso corporativo, ter uma previsão de gastos e a certeza do qual os reembolsos Seroada fabricados dentro Destes padrões Têm a possibilidade de, até mesmo, reduzir custos nenhumas deixar este conforto do lado ou diminuir este número do viagens.
A política do viagens corporativas entra saiba como uma FORMATO de padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo este fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste por contas, é realizado com demasiado Muito mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve executar sentido com as necessidades da empresa e de seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Usando o tempo, a política do viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando este assunto é viagem corporativa.
Este qual uma política por viagens corporativas precisa deter?
Uma política de viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua empresa. De modo a qual esta comunicação mesmo que efetiva, é necessário que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Portanto, de modo a evitar a má interpretaçãeste DE regras e este baixo engajamento, a sua política por viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que o documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a dia do viajante. Por isso tenha estes pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes por despesas eles podem vir a gastar;
• Mesmo que realista: A reduçãeste do custos é fundamental de modo a seu programa do viagens, porém do nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia para responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato de passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na sua empresa, certifique-se por qual é responsabilidade do algufoim validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e saiba como É possibilitado a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta de que a sua própria política de viagens possa ser aplicada em softwares de gestãeste por viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua própria gestão, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios para além do documento do papel (ou PDF.).
⇒ Leia identicamente conjuntamente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo para produzir uma política por viagens corporativas
Uma excelente política de viagens corporativas é pensada para qual os colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Agora qual você já sabe a importância do ter uma política por viagens corporativas bem definida, chegou a hora de conferir este passo a passo de modo a aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento de dados;
• Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Definição Destes processos de solicitaçãeste, aprovação e prestação por contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma das etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Antes por arregaçar as mangas e começar a escrever a sua própria política de viagens, vamos disparar um passo atrás e envolver todos ESTES stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse pelo resultado das políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na tua empresa para discutir a política por viagens. Variados perspectivas enriquecem este documento e farão utilizando qual ele atenda de forma integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Aprecie alguns perfis qual podem possibilitar ser convidados para a discussão:
• CEO: Responsável através visão estraté especialmentegica do negócio, é importante qual a sua própria visãeste seja incluída pelo processo, de modo a que a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos do viagem comumente sãeste este segundo elevado custo do diversas companhias, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Sem este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é mesmo? Este natural-estar, segurança e satisfaçãeste dos colaboradores é essencial de modo a que este objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças das áreas por negócio interessadas: Quais os setores qual mais viajam na sua própria empresa? Traga ESTES gestores destas áreas para a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestãeste DE viagens precisará garantir o cumprimento DE políticas e a eficácia por todo o programa de viagens, portanto é importante qual participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a política por viagens. Sua visão poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento do dados orientará a criaçãeste DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mfoiPOR DIA por gastos, MODELOS do despesas Ainda mais utilizados, MODELOS do serviçESTES, quais os setores qual Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas
Multiplos perfis de viajante pedem multiplos políticas de viagem.
É comum qual, mesmo com uma política de viagens definida, quaisquer grupos de viajantes tenham pontos positivos multiplos do outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes casos acabam a ser tratados saiba como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este caráter de exceçãeste e utilizando isso perde-se o controle.
Assim sendo, não tenha medo por criar políticas variados de tratado com este perfil dos grupos de viajantes. Blogar simplificará este controle e aumentará a adesãeste às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O retrato do viajante É possibilitado a ser identificado na fase por levantamento do dados e construído com base diversos critérios, como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Pontos fortes específicos;
Para além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual o retrato do negócio da tua obter mais informações empresa.
Este foco das AS SUAS viagens é usando objetivos comerciais, que podem vir a ser planejados usando maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutençãeste por Aparelhamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento serão relevantes de modo a definir as normas por viagem de seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma Saber importantíssima para a construção DE regras de viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área de Empreendimento ou por Espécie de despesa.
Este nível de detalhamento dependerá da política orçamentária da tua empresa, porém será necessário de que este processo do gestãeste do serviçESTES e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição DE regras de despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste dos custos de viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a um Orçamento do viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Por sua vez de que você já sabe quais ESTES ESTILOS de viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora por definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, como a emissãeste por afoireos, sãeste reservados e pagos antes qual o colaborador embarque. Contudo existem outras despesas, tais como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, qual não sãeste pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso qual o viajante usará? Esta Sentido é importante pois impacta pelo fluxo de reembolsos e prestação por contas, e até exatamente pelo orçamento familiar do seus colaboradores.
Cá estão várias pontos por atenção de modo a se considerar ao definir este Género por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso de despesas: Este seu colaborador possui capacidade financeira de modo a arcar com estas despesas e esperar até de que o ciclo de aprovações termine para receptar o valor do volta?
Caso a sua própria intençãeste mesmo que trabalhar exclusivamente utilizando este reembolso de despesas, recomendamos de que você repense. Em global, trabalhar mal com este reembolso por despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores que ficam usando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realização das despesas dos colaboradores evita este comprometimento por recursos próprios dos viajantes, mas exige 1 controle ainda Ainda mais preciso A respeito de as despesas.
Este nosso recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestação do contas é 1 processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender mais A respeito de meios por pagamento de adiantamentos neste artigo e Acerca os riscos deste processo no artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: como conter os riscos?
• Cartão do empréstimo corporativo: Esta opçãeste além do nãeste comprometer o salário do colaborador, nãeste compromete este caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
No entanto, a conciliaçãeste de inúmeras faturas do cartãeste de empréstimo É possibilitado a ser um desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Portanto, procure por uma solução de que permita conciliar suas faturas usando a prestaçãeste do contas dos colaboradores, Assim sendo o processo se torna Muito mais preciso e simplificado.
Defina regras para cada Género de custo de viagem
Nas regras de despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Qual Espécie do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar um dos recursos cedidos pela empresa de modo a embolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Mas Andam outras possibilidades, saiba como as despesas do café da manhã, quando o hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível do detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes do despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua política por viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos tempo em mé especialmentedia eles passam nos destinos? Os hotéis reservados precisam ser pagos pelo balcãeste?
Já os valores estipulados para cada Genero por despesa podem vir a ser definidos usando base na média histórica Destes seus viajantes e informações do Comércio. Os benchmarks sãeste recursos valiosos de modo a entender quanto empresas semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, mas nãeste restrinja AS SUAS opções usando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites por gastos, este viajante se sente mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas usando mais facilidade.
Constate certos pontos relevantes A respeito de os principais MODELOS por despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo de alimentaçãeste em determinadas regiões, tais como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os 2 cenários é gigantesca, ter políticas multiplos poderá ajudar sua própria empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte o custo por refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma mé especialmentedia por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras sobre Classe de veículo e horário DE corridas podem ser Ainda mais assertivas e dar Ainda mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem vir a ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas para a gestãeste de múltiplos aplicativos por mobilidade urbana, que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso do km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas usando quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES por viagem
As políticas para a contrataçãeste de serviços do viagem englobam tanto este processo do solicitação, quanto limites de valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste do viagem ter suas particularidades, regras do antecedência de modo a solicitação eram 1 ponto comum entre todos os ESTILOS do serviçeste, já de que em global garantem melhores tarifas.
Hoje, com as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu bem. Permitir a compra por tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder o bilhete pelo caso do destemido imprevisto.
Ainda assim podemos definir Verifique aqui diversas políticas práticas de modo a garantir o controle do custos em viagens. Veja a seguir exemplos por políticas de aé especialmentereos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em afoireos, nem em algum momento o menor preço é O MAIS EFICAZ preço, entãeste cuidado com este nosso Género por política. Se este menor preço do aé especialmentereo for às 5h da manhã, você introduzirá por lado o natural-manter-se do colaborador? Ou ainda, o custo da hora Em excesso do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôos selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos de modo a a construção da política:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Genero de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias não exige Muito mais este compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste de hoté especialmenteis com ou isento café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar sempre por opções com café, pois as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• Política por valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e não obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua acordo com fornecedores do serviços, nãeste deixe por especificá-los nas políticas e garantir que estejam disponíveis de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido Destes processos de solicitação, aprovação e prestaçãeste de contas
Como sabemos, a política de viagens funciona tais como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua própria empresa.
Descreva de forma clara e objetiva pelo documento qual o procedimento para pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a compra e reserva do serviços, além do aumentar este controle Acerca ESTES custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras de modo a prestaçãeste por contas. Nesse caso, seus viajantes saberãeste tais como justificar seus gastos, usando Praticamente as informações de que seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle de prestação por contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes Verifique aqui à medida qual seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma soluçãeste de modo a gestãeste do despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem de que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em um único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas pelo momento da seleção dos serviços, minimizando ESTES custos por viagens e potencializando este seu controle e gestão.
⇒ Controle do políticas em planilhas do despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor MANEIRA do validar suas políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a Clique aqui importância do ter orientações claras A respeito de obter mais informações tais como proceder caso ocorram imprevistos.
O bem-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua própria empresa. Portanto, dedique uma sessão em tua política de modo a descrever os procedimentos e contatos do emergência para garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Por sua vez de que você construiu sua própria política, o engajamento Destes colaboradores dependerá do uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Aqui estãeste algumas ideias do comunicação para conscientizaçãeste Acerca a política por viagens da empresa:
• Campanha do e-mails para todos ESTES colaboradores;
• Resumo das políticas em formato por infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas um dia previamente das viagens;
• Validação automática do políticas no software por gestãeste de viagens;
• Aceite DE políticas pelo software de gestãeste do viagens.